POWER BI Sus trabajos de Excel, Sincronizados, Interactivos y Disponibles en la nube, la herramienta de Microsoft para inteligencia de negocios.

Excel sin duda es la herramienta que utilizan los profesionales de todas las áreas que tienen que administrar datos para analizar la información y hacer seguimiento de los resultados día a día. Muchos profesionales usan a Excel como el origen de sus datos para tareas específicas y muchos otros solicitan a sus compañeros de IT la elaboración de querys con los datos a evaluar y los atributos a medir, solicitud que obtiene como resultado una tabla con la información deseada… En ambos casos el usuario debe invertir tiempo en preparar las tablas que permiten analizar los datos, esto es, agregar campos a la tabla con algunos calculos, agregar algunas columnas o dar formato, y luego hacer tablas dinámicas para hacer el análisis, según los datos a analizar deben crear varias tablas dinámicas y luego con un proceso de cuidado relacionar los resultados de las tablas para finalmente obtener la información con la estructura deseada que permite analizar y tomar la decisiones que requiere el proceso o el objetivo pretendido. Todas estas tareas son ahora realizadas de forma automática por Power BI y aquí presentamos como hace Power BI para lograr que sus tablas de análisis o gráficos puedan estar disponibles con la última información lista para la toma de decisiones.

Uno de los aspectos que requiere más tiempo en el uso de tablas dinámicas en Excel es comparar los resultados de una suma, conteo, promedio etc para un atributo con respecto a un valor consolidado o contra un periodo diferente al que muestra el filtro, Por ejemplo si en la filas tenemos los meses y tenemos filtrado el año 2016. En Excel en la misma tabla dinámica no podemos ver los datos del mes anterior o del año anterior o el consolidado de la columna, con el fin de evaluar sus resultados y obtener las variaciones o participaciones, sencillamente debemos hacer varias tablas y luego unir los resultados, una alternativa es hacer macros que graben los procesos pero cuando los atributos cambian esta operación es compleja. La razón de lo anterior es que Excel hace el calculos de forma simultánea para todas las celdas de la tabla de acuerdo a los campos de filas, columnas, filtros y segmentos utilizados en la tabla dinámica.

Lo anterior genera que se deba realizar una tarea de actualización de archivos de Excel permanentemente para ver los resultados, tarea que requiere la inversión de tiempo y un nivel intermedio o avanzado en el uso de Excel, para finalmente enviar el archivo para el análisis respectivo, con las molestias que causa el estar buscando archivos en el buzón o tener que analizar los datos con la última actualización que puede no ser necesariamente la más actualizada.

Se imagina entonces poder tener la oportunidad de disponer de sus tablas y gráficas permanentemente actualizadas con la última información y disponibles en la nube para ser consultado por sus colegas con la información más reciente y con la posibilidad de analizar los datos filtrando atributos de forma interactiva y hasta disponible en sus equipos móviles.

Ahora esto es posible con Power BI la herramienta de Microsoft que permite hacer inteligencia de negocios y consolidar en una sola tabla o gráfica sus variaciones y porcentajes que requiere para un análisis en línea e interactivo. Veamos de forma general como lo lográ Power BI.

Primero: y la mayor diferencia con las tablas de Excel y que vemos en la figura 1 es que en Power BI, cada celda es calculada independientemente de las demás lo que permite comparar cifras de un periodo contra cifras de otros periodos o comparar los valores de un atributo contra consolidados totales y parciales para evaluar sus variaciones y participaciones y obtener de una forma rápida los resultados esperados sin necesidad de combinar tablas y permitiendo analizar los mismos calculos de forma interactiva, esto quiere decir que, si en la filas tenemos meses Power BI nos permite ver la información de los calculos de acuerdo a los filtros que agreguemos a los informes, es decir, los calculos son portables y no pertenecen a la tabla seleccionada ya que Power BI realiza los calculos al final del filtro seleccionado, por esta razón podemos utilizar un solo cálculo para ver la información como deseemos. Esta tarea simplemente no es posible en Excel.

Figura 1. Tabla con Calculos hechos en Power BI y presentados en usa sola tabla, resultado que es imposible obtener en una sola tabla dinámica en Excel

Segundo: Power BI provee los conectores contra diversas fuentes de información ya que viene incluido dentro sus herramientas el Query Editor que permite acceder a los orígenes de los datos bien en texto, Excel, bases de datos, Azure, datos en línea y muchos otros, acción que permite obtener los datos más recientes y disponer de ellos en el servicio de Power BI Online que también provee el conector para bases de datos el cual permite programar las tareas de forma automática, es decir, el usuario no tiene que actualizar las informes sino Power BI hace esta tarea, vale aclarar que para servicios en línea y archivos de Excel no se requiere el conector del servicio en la nube.

Tercero: Así como en Excel Power BI provee todas las funciones, herramientas y ayudas para preparar los gráficos y tablas de las funciones pero con opciones mucho más avanzadas a las disponibles en Excel permitiendo hasta importar gráficos personalizados hechos en lenguaje R o importando gráficas adicionales de su galería o adicionando gráficos personalizados hechos en R. Para preparar las tablas o gráficas el usuario simplemente selecciona el objeto deseado y ubica las columnas que desea en los campos requeridos igual como se hace una tabla en Excel, es decir, se ubican las campos en las columnas, filas, filtros o valores y listo la gráfica está disponible para analizar la información.

Cuarto: Power BI dispone de todas las funciones para obtener los calculos de manera sencilla y así agregar campos calculados que pueden ser utilizados en las tablas o gráficas en los campos reservados para los valores, como en Excel los campos calculados van desde los más básicos pasando por los intermedios y llegando a calculos avanzados esto debido a que Power BI provee las funciones para hacer inteligencia avanzada.

Con lo anterior podemos afirmar que Power BI ha llegado para revolucionar la forma en que los usuarios utilizan la herramienta líder en el mercado Excel el complemento ideal de Excel para administrar profesionalmente y con tecnología de punta los datos llegando a obtener informes de inteligencia de negocios idénticos a los realizados por las herramientas más poderosas en esta área.

Si desea nuestro apoyo para crear un modelo desde cero y generar informes profesionales, por favor, póngase en contacto con nosotros, al número 300-3516550

En «PLANTILLA COMERCIAL«,  usted puede ver cálculos especiales.

Pedro Nel Pérez

Power BI Support